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Quando decidi di aprire un’attività di e-commerce, devi sapere che una delle prime cose con cui ti troverai a fare i conti sarà… la posta elettronica. Già, le email saranno ovunque. Comunicazioni con clienti, fornitori, piattaforme, social media… Insomma, una valanga di messaggi da leggere, rispondere, archiviare o, a volte, ignorare.
Quindi, dopo aver scelto un buon provider di posta elettronica (sì, sceglilo con attenzione), arriva il momento di organizzare tutto. Perché più crescono i tuoi contatti, più sarà fondamentale avere un sistema che ti aiuti a gestire tutte queste email senza impazzire.
Una cosa utile da fare fin da subito è creare delle cartelle nella casella di posta. Non quelle piene di roba buttata a caso, però. Intendo cartelle pensate bene, magari divise per argomento o per tipo di interlocutore. A queste puoi poi associare dei filtri: in pratica, imposti delle regole e le email finiscono automaticamente nella cartella giusta. Così sai dove andare a cercare e non perdi tempo.
Occhio però: se crei mille cartelle e filtri senza un criterio preciso, il rischio è di non trovare più niente lo stesso. Quindi, meglio poche cartelle ma ben organizzate.
Per impostare i filtri, puoi usare l’indirizzo del mittente o alcune parole chiave presenti nell’oggetto o nel testo della mail. È un trucchetto semplice ma super efficace.
Un’altra cosa interessante (e molto comoda, se il tuo provider lo permette) è l’uso degli alias. Cosa sono? Sono indirizzi email “alternativi” collegati al tuo indirizzo principale. Tutto quello che ricevi lì finisce comunque nella tua casella, ma puoi usarli per dividere meglio le comunicazioni: ad esempio uno per gli ordini, uno per il servizio clienti, uno per i fornitori, e così via.
Tutto questo per dirti una cosa importante: le email diventeranno una parte enorme del tuo lavoro. Quindi avere un sistema per gestirle bene, sapere subito quali sono importanti e quali no, e non farsi travolgere, sarà fondamentale per non perdere tempo… e salute mentale!
